Know the WHY and somehow HOW will follow…
Ini seperti hukum yang tidak tertulis yang banyak membantu proses berpikir. Jika bingung atas suatu ide baru yang belum muncul, entah karena kurangnya informasi pendukung, kurangnya informasi tentang pemikiran-pemikiran sejenis yang serupa, bisa dimulai dari suatu pemikiran : “Kenapa hal itu harus dijalankan ?” Atau kenapa harus diadakannya hal tersebut. Dari ada jadi tidak ada, lalu implikasi dan impact-nya apa buat kehiduan kita dan pihak-pihak yang terkait? Berangkat dari jawaban-jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ‘kenapa’ tersebut, kita bisa temukan satu per satu ‘bagaimana caranya’ Atau HOW to do that thing?
Sama dengan pertanyaan yang sempat muncul di benak saya lewat beberapa diskusi informal dengan @figiluna (HRD Manager di perusahaan tempat saya bekerja) tentang knowledge management ini. Kenapa koq knowledge management perlu diterapkan atau dipunyai di suatu perusahaan? Menurut saya karena :
1. Banyak personel di perusahaan yang sudah pernah/beberapa kali melakoni sesi training dan workshop tentang apapun yang relevan dengan dunia kerja, minat dan kemampuan, serta ilmu pengetahuan yang sedang dibutuhkan-sedang dipelajari banyak orang. Dan memang, materi training/workshop selalu dibagikan baik dalam bentuk soft copy maupun hard copy. Yang entah kapan akan dibaca oleh orang lain dalam perusahaan, baik yang terkait secara langsung maupun tidak untuk berbagai motivasi. Ingin menambah ilmu pengetahuan dan wawasan, misalnya. Nah, jika personel yang ikut training dan workshop tadi membuka kelas khusus yang dapat diikuti oleh mereka yang tertarik dengan disiplin ilmu tersebut atau yang dunia kerja sehari-harinya terkait dengan bidang ilmu tersebut, dalam artian mengajar selama 1-2 jam, maka besar kemungkinan lewat metode belajar mengajar seperti ini, ilmu tersebut akan besar kemungkinan akan lebih bermanfaat buat orang banyak. Karena dibagi.
2. Banyak personel yang sudah berpengalaman di beberapa bidang kerja. Misalnya di bidang sales dan distribusi. Akan ada banyak success story yang bisa dibagi, lalu dibukukan atau di-dokumentasikan untuk dijadikan guidance apabila ada kejadian atau malah yang bisa juga terkait dengan success story yang membuahkan key success. Misalnya : seorang area sales manager yang mampu menaklukkan area baru dimana dia ditugaskan, dengan berbagai pendekatan dan metode, bisa menghasilkan kontribusi sales yang signifikan lewat pertumbuhan vertikal, dengan banyaknya pelanggan-pelanggan baru di area tersebut. Lalu lewat suatu metode dokumentasi, ia bisa menceritakan pengalaman dan success story-nya, untuk dapat digunakan orang lain yang kemungkinan dapat tugas untuk membuka suatu wilayah baru.
Pengetahuan bisa dibagi, meskipun termasuk dalam tacit knowledge. Bukannya yang bisa selalu dibagi atau dijelaskan dengan baik dan mudah, yang kita sebut explicit knowledge.
Tacit knowledge bisa dicontohkan sebabagi berikut : seorang teman yang jago Bahasa Inggris ditanyai seorang teman yang susah belajar Bahasa Inggris. Alasannya karena susah menghafalkan sekian banyak vocabulary (kosakata), menghafalkan dan mengerti tata penggunaan grammar, dan bentuk-bentuk past present future, dan sebagainya. Namun, si jagoan Bahasa Inggris bila ditanyai akan menjawab “Wah, gw gak bisa jelasin bagaimana caranya, bro! Gw bisa aja, gampang aja ngertiin bahasa Inggris. Hafal vocabulary, grammar, dan bentuk-bentuk kalimat. Gw bisa aja diajak – mengajak ngomong bahasa Inggris” Nah lho! Bingung gak orang yang nanya tadi? Ditanya bagaimana caranya bisa pintar Bahasa Inggris malah jadi bingung dengan jawaban yang diberikan. Paling gampang ya sering-sering berlatih pakai skill Bahasa Inggris-nya 🙂
Explicit knowledge adalah ilmu pengetahuan atau suatu pengalaman yang bisa dengan mudah dijelaskan ke orang lain. Dapat juga diperkuat dengan data-data dan fakta-fakta. Misalnya : cara meningkatkan penjualan di suatu area baru, yang dibagi oleh seorang Area Sales Manager. Data-data dan fakta-fakta bisa didapat dari berapa jumlah personel salesman dan personel logistik yang dibutuhkan, berapa banyak sumber daya atau asset yang dipunyai, berapa call/kunjungan per hari-per minggu-per bulan, dan seterusnya.
Dari beberapa artikel tentang knowledge management yang sempat saya baca :
(sumber : Forbes) http://www.forbes.com/sites/lisaquast/2012/08/20/why-knowledge-management-is-important-to-the-success-of-your-company/ dan (sumber : Wikipedia) http://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_management
Knowledge management dapat dijabarkan sebagai :
Sebuah kegiatan dan strategi yang digunakan dalam sebuah organisasi/perusahaan untuk mengidentifikasi, membuat, mewakili, membagikan, dan mengambil insights dan juga pengalaman. Sebab kedua hal tersebut, insights dan pengalaman dari seseorang atau dari suatu organisasi, bisa membentuk suatu pengetahuan. Banyak perusahaan besar dan LSM menjadikan knowledge manajemen sebagai bagian dari strategi bisnis mereka, bagian dari divisi teknologi informasi, atau yang paling lazim, sebagai bagian dari HR departement. Banyak juga pihak ketiga yang menawarkan jasa pengembangan knowledge management ini. Kegiatan pengembangan knowledge manajemen ini fokus pada tujuan organisasi. Misalnya : meningkatkan performa, keunggulan kompetitif, inovasi, pembelajaran atau pengalaman (termasuk didalamnya success story) yang dibagikan-diceritakan, dan juga pengembangan organisasi yang terus menerus dilakukan oleh perusahaan,
Dan jika kita bekerja di suatu divisi dimana informasi mengalir deras tanpa batas sehingga kadang bingung bagaimana mengelolanya, seperti saya yang bekerja di divisi marketing communication, maka kebutuhan untuk memiliki suatu sistem knowledge management dianggap sebagai suatu yang penting.
Ada 3 alasan dan cara untuk mengelola pengetahuan (managing the knowledge) yang penting untuk kesuksesan organisasi atau perusahaan :
1. Memfasilitasi kemampuan pengambilan keputusan :
Pengambilan keputusan memang perlu data, namun banyaknya data yang masuk akan sangat merepotkan dan butuh waktu untuk menggunakan (membaca) semua data untuk menjadi satu keputusan yang bagus. Yang diperlukan untuk memfasilitasi proses pengambilan keputusan adalah dengan memanfaatkan sistem knowledge management yang benar. Informasi yang ada dikelola dengan sedemikian rupa, sehingga jika ada kebutuhan informasi terkait pengambilan keputusan tersebut, informasi yang relevan bisa langsung diakses, dan bisa dipakai untuk pengambilan keputusan selanjutnya.
2. Membangun organisasi belajar dengan kegiatan belajar rutin :
Catatan dari buku David Garvin (A Guide to Putting The Learning Organization to Work, 2000) : “Untuk maju, seseorang perlu untuk sering menoleh ke belakang (hal. 106). Belajar harus jadi budaya, lebih dari sekedar kebiasaan. Mulai dari kebiasaan rutin untuk duduk bersama mempelajari dengan seksama hasil dari sebuah project yang sudah dilaksanakan, membuat seluruh anggota team melihat dirinya sendiri dan kelompoknya dengan benar, untuk selalu mencari jalan untuk berkembang.
3. Merangsang perubahan kultur dan inovasi :
Dengan aktif mengelola organisasi/divisi/sub-divisi knowledge bisa merangsang perubahan kultur dan inovasi, dengan mendorong kebebasan sharing ide. Dengan kebebasan sharing ide yang juga didukung oleh top management ini, ada kemungkinan terjadinya perubahan values dari perusahaan, dari yang tidak terbiasa dengan sesi sharing knowledge jadi perusahaan yang mengadopsi knowledge management dan membuat para manajer terbiasa dengan perubahan dan terbiasa pula kontribusikan ide dan insight, yang bisa berujung pada sebuah inovasi baru.
Langkah-langkah untuk memulai knowlege management (dari http://kmwikia.wikispaces.com/Knowledge+Management+Process) :
1. Knowledge Identification :
Pada tahap awal proses knowledge management dilakukan identifikasi knowledge apa saja yang telah ada di internal perusahaan,dan apa saja knowledge yang belum ada tetapi dibutuhkan di perusahaan, serta identifikasi karyawan yang pantas untuk melakukan transfer knowledge.
2. Knowledge Acquisition :
Selain mengidentifikasi knowledge internal perusahaan, juga diperlukan dalam melihat knowledge dari luar perusahaan. Pentingnya disini adalah untuk melengkapi knowledge yang tidak ada di internal perusahaan. Dengan begitu kita dapat mengimpor faktor knowledge dari luar untuk menjadi bagian dari keahlian perusahaan. Dalam melihat knowledge dari sisi luar perusahaan hendaknya tetap mempertahankan jati diri perusahaan, dalam arti jika ada perbedaan knowledge yg tidak dapat diterima oleh perusahaan , hendaknya jangan diikutsertakan. Contohnya : Menyewa konsultan bisnis untuk membangun sistem perusahaan.
3. Knowledge Development :
Pada tahap ini, dilakukan pengelolaan knowledge yang telah diidentifikasi sebelumnya baik dari dalam maupun luar perusahaan untuk dikembangkan guna menunjang proses penciptaan ide baru dalam pembuatan sistem dimana sistem tersebut dapat digunakan oleh perusahaan dalam transfer knowledge untuk menangani proses kerja agar lebih efektif dan efisien.
4. Knowledge Sharing/Distribution :
Setelah proses pembangunan sistem selesai dan menghasilkan sistem yang berguna untuk proses kerja yang efektif dan efisien. Dalam hal ini perlu adanya pengawasan di perusahaan untuk menerapkan kebiasaan membagikan knowledge yang mereka punya baik dari hasil training atau ide mereka sendiri. Pastinya proses knowledge yang diletakkan di sistem merupakan knowledge yang telah di seleksi sehingga berguna bagi karyawan yang berkepentingan.
Di perusahaan tempat saya bekerja, langkah awal untuk memulai suatu knowledge management sudah mulai diambil. Penerapan ini dimulai dengan diadakannya sesi sharing knowledge yang disebut ‘buka kelas’
Kenapa disebut buka kelas?
Karena ingin sebutan yang simpel saja. Karena sesi knowledge sharing ini diinisiasi oleh mereka, siapa saja yang mau berbagi ilmu. “Eh, gw mau buka kelas dong! Gw mau share tentang ilmu branding nih” Misalnya demikian yang disampaikan oleh personel dari marketing/brand management yang ingin berbagi ilmu ke sesama teman kantor, disampaikan ke knowledge manager. Dan knowledge manager, yang saat ini ada di bawah HR depertment akan mengatur waktu sesi ‘buka kelas’ tersebut sekaligus membuat undangan mengikuti sesi ‘buka kelas’.
It’s good. Knowledge Management is good. Either for the entire company, the HR department (since there’s an on going development and improvement), and also the knowledge enriched employees.
Sebagai penutup, ini presentasi saya di sesi ‘buka kelas’ tanggal 4 Oktober 2013 yang lalu :
Thanks for reading!
haryoprast.com 
One Comment Add yours