Tulisan ini adalah sambungan dari tulisan sebelumnya. Sequel Belajar Category Management, orang Hollywood bilang. Lost? Baca disini.

For a refreshment, category management dapat diartikan sebagai  kegiatan mengelompokkan (grouping) produk-produk yang dijual, dimana masing-masing group produk yang ditentukan mememenuhi kebutuhan yang sejenis. Orang yang berperan di bidang ini disebut Merchandising Manager, Category Manager, atau biasa disebut buyer.

Kenapa disebut category manager atau merchandising manager? Karena tugasnya mengelola kategori-kategori produk yang sudah ditentukan oleh manajemen retailer pusat. Kenapa buyer? Karena tugasnya membeli. Membuat deal pembelian dalam jumlah besar, dimana besaran pembeliannya sudah ditentukan dari awal tahun. Ada banyak category manager atau buyer di suatu merchandising department sebuah perusahaan retailer. Banyak sedikitnya jumlah category manager ditentukan oleh jumlah dari kategori yang ada, dan ke-kompleks-an dari manajemen merchandising tiap retailer. Semakin besar ukuran retailer, semakin kompleks merchandising yang dikelola, semakin banyak category manager yang terlibat.

Tulisan diatas mengajak kita untuk melihat dan belajar category management dari sudut pandang catagory management sendiri, bukan dari sudut pandang supplier atau key account management. Akan lebih jernih dan jelas jika kita posisikan diri kita (supplier) sebagai seseorang yang dibahas, category manager. Put ourself in their shoes. Maklum, karena saya berada di sisi supplier 🙂  Oh iya, kami supplier menyebut retailer dengan sebutan account. Dan kami punya orang khusus yang handle account-account tersebut dengan jabatan Key Account personel (manager-officer-supervisor-executive). Dan account bisa diartikan sebagai : sekumpulan toko-toko atau outlet-outlet dengan kebijakan terpusat.

Apa arti dari terminologi ‘buying’ – ‘membeli’ di category management?

Membeli disini berarti : sebuah proses rantai penyediaan (supply chain) yang menambah nilai, didesain untuk memenuhi kebutuhan konsumen dengan produk-produk yang tersedia di pasar. Bukan hanya membeli, namun juga mengelola stock, harga, kekuatan supplier (service level*), dan sebagainya yang akan ditulis lebih lanjut.

Dimensi pekerjaan buyer atau category manager ada di :

1.  Merencanakan  pembelian, caranya :

a. menganalisa konsumen, toko/account pesaing, dan lingkungan sekitar untuk mengetahui siapa dan seperti apa target konsumennya

b. setting strategi, kebijakan, dan goal yang diinginkan untuk memuaskan target konsumennya

c. setting assortment (pemilihan produk) dan seberapa lebar range kategorinya

d. menentukan konsep merchandising dan spesifikasinya seperti apa

e. menentukan dari tiap produk dalam kategorinya, akan disediakan (dibeli) berapa banyak?

 

2. Membeli :

a. memilih dan mengelola supplier (pemasok)

b. tahu trend di pasar seperti apa, dalam memilih produk-produk apa saja yang laku, punya turn over tinggi, dan layak jual

c. negosiasi trading term (kontrak kerjasama jual-beli antara supplier-retailer selama 1 tahun), harga, dan kondisi-kondisi lainnya.

d.  menambah atau mengurangi range dan jumlah produk dari kategori yang dikelola, dan berhak menghapus produk yang tidak laku

 

3. Distribusi :

a. menganalisa dan menentukan strategi distribusi dan warehousing (penyimpanan) dengan tepat

b. menentukan delivery ke store tepat waktu dan jumlah (khusus supplier dengan warehouse buying*)

c. mengontrol service level dari supplier yang dikelola

d. monitor secara berkala mekanisme FIFO (first in first out – barang pertama masuk akan keluar lebih dahulu) di gudang dan toko

e. melakukan juga quality control atas produk yang dijual, dan prosedur retur produk*

 

4. Penataan produk di toko :

a. memastikan lokasi penempatan produk dan tata letaknya di toko

b. evaluasi tata letak dan display, segmen atau sub kategori apa yang ditata berdekatan dengan kategori mana, dsb

c. membuat perencanaan promosi dan kegiatan berbau marketing baik secara internal maupun dengan supplier

d. memastikan toko tahu cara handling produk (terutama yang sensitif-perishable) dengan benar

 

5. Kontrol terhadap pengelolaan produk yang dijual :

a. memonitor dan analisa pasar, penjualan, dan stock (bekerjasama dengan spaceman*)

b. evaluasi CSL (customer service level)

c. mendapatkan feed back dari toko

d. mengelola stock level dan mekanisme pengorderan kembali (stock refill)

e. perencanaan kembali jika ada perubahan, untuk tetap mencapai tujuan utama

 

Tipe pembelian retailer :

1. Direct to Store Delivery (BKL – Barang Kirim Langsung) ; produk yang diadakan/dibeli dengan cara kirim langsung ke toko ini adalah produk yang sifatnya sensitif dan butuh penanganan khusus. Misalnya : frozen food (makanan beku).

2. Central Customer Distribution Center ; produk dikirim dari supplier ke DC (distribution center) atau gudang retailer untuk didistribusikan langsung ke toko oleh logistik retailer. Ada biaya tambahan untuk sistem pembelian ini, tercantum di trading term sebagai DC fee. Biasanya yang dikirim via DC adalah produk-produk kering (dry groceries) yang tidak terlalu sensitif-tidak mudah rusak (non perishable). Misalnya : snack, susu UHT, bumbu dapur, dsb.

Pengadaan atau pembelian ini diatur oleh kantor pusat retailer, dan semua retailer besar (NKA = National Key Account) menganut pembelian terpusat ini. Pricing, kebijakan promo diskon – turun harga – bundling, dan semua tipe promo diatur secara terpusat dan tersistem untuk menghindari kesalahan manusia (human error) jika kebijakan disetting manual per toko.

Nah, sekian dulu Belajar Category Management – bagian 2 ini. Semoga bermanfaat. Akan disambung ke bagian 3 segera 🙂

 

————————————————————————————————————————————————————————————————————–

Penjelasan terminologi (*) :

a. Service Level : ukuran yang digunakan untuk mengukur kemampuan supplier dalam memenuhi PO (purchase order atau surat pesanan barang) yang diterbitkan divisi merchandising. Ukuran sbb : total supply / total PO x 100. Ukuran ini berbentuk persentase. Dalam meeting trading term, service level ditentukan bersama di suatu angka , misalnya 70%, dan jika dalam satu tahun supplier hanya bisa memenuhi 69% kebawah, supplier akan mendapatkan penalty.

b. Warehouse Buying = Central Customer Distribution Center : produk dikirim ke DC untuk didistribusikan oleh logistik retailer

c. Retur Produk : suatu kebijakan yang disepakati bersama retailer dan supplier untuk mengembalikan produk yang sudah rusak di toko karena satu dan lain hal ke supplier.

d. Spaceman : seseorang yang bertugas mengelola sistem penataan space (rak-island freezer) di toko berdasarkan kategori-kategori yang ditetapkan untuk memaksimalkan visibility dan sales. Spaceman menggunakan program komputer khusus.